Business Proposals & Memos (বাণিজ্যিক প্রস্তাব ও মেমো)
1. Purpose of Business Proposals & Memos (উদ্দেশ্য)
English → Bangla
- Business Proposal: To suggest a plan, project, or idea for approval or funding → একটি পরিকল্পনা, প্রকল্প বা ধারণা অনুমোদন বা তহবিলের জন্য প্রস্তাব করা
- Business Memo: To communicate important information, instructions, or updates within an organization → প্রতিষ্ঠানের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, নির্দেশ বা আপডেট যোগাযোগ করা
Example:
- English: “This proposal outlines a new marketing strategy to increase sales.”
- Bangla: “এই প্রস্তাবটি বিক্রয় বাড়ানোর জন্য একটি নতুন মার্কেটিং কৌশল উপস্থাপন করছে।”
- English (Memo): “All employees must submit their weekly reports by Friday.”
- Bangla: “সকল কর্মচারীকে তাদের সাপ্তাহিক প্রতিবেদন শুক্রবারের মধ্যে জমা দিতে হবে।”
2. Structure of a Business Proposal (বাণিজ্যিক প্রস্তাবের কাঠামো)
- Title / Cover Page (শিরোনাম / কভার পৃষ্ঠা)
- Example: “Proposal for New E-commerce Marketing Strategy – ABC Ltd.”
- বাংলা: “নতুন ই-কমার্স মার্কেটিং কৌশলের প্রস্তাব – এবিসি লিমিটেড”
- Executive Summary (সংক্ষিপ্তসার)
- Brief overview of proposal → প্রস্তাবের সংক্ষিপ্ত বিবরণ
- Example:
- English: “This proposal aims to increase online sales by 25% in six months through targeted marketing campaigns.”
- Bangla: “এই প্রস্তাবটির লক্ষ্য ছয় মাসের মধ্যে লক্ষ্যভিত্তিক মার্কেটিং প্রচারের মাধ্যমে অনলাইন বিক্রয় ২৫% বৃদ্ধি করা।”
- Introduction / Background (ভূমিকা / পটভূমি)
- Explain the problem or opportunity → সমস্যা বা সুযোগ ব্যাখ্যা করুন
- Objectives (উদ্দেশ্য)
- List goals clearly → লক্ষ্যগুলি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন
- Proposed Plan / Strategy (প্রস্তাবিত পরিকল্পনা / কৌশল)
- Describe methods, steps, resources, and timeline → পদ্ধতি, ধাপ, সম্পদ এবং সময়সূচি বর্ণনা করুন
- Budget / Cost Estimate (বাজেট / খরচ অনুমান)
- Provide financial details if applicable → প্রয়োজন হলে আর্থিক বিবরণ প্রদান করুন
- Benefits / Expected Outcomes (সুবিধা / প্রত্যাশিত ফলাফল)
- Explain how the proposal adds value → প্রস্তাবটি কিভাবে মূল্য সংযোজন করে তা ব্যাখ্যা করুন
- Conclusion & Call to Action (উপসংহার ও পদক্ষেপের আহ্বান)
- Summarize key points and request approval → মূল বিষয়গুলো সংক্ষেপে উল্লেখ করুন এবং অনুমোদনের জন্য অনুরোধ করুন
3. Structure of a Business Memo (বাণিজ্যিক মেমোর কাঠামো)
- Header (হেডার)
- To: Recipient(s) → প্রাপকের নাম
- From: Sender → প্রেরকের নাম
- Date: → তারিখ
- Subject: → বিষয়
- Opening / Purpose (উদ্বোধনী / উদ্দেশ্য)
- State reason for memo → মেমোর উদ্দেশ্য উল্লেখ করুন
- Body (মূল অংশ)
- Provide details, instructions, or updates → বিস্তারিত, নির্দেশনা বা আপডেট প্রদান করুন
- Closing / Action Required (সমাপন / প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ)
- Indicate next steps or expectations → পরবর্তী পদক্ষেপ বা প্রত্যাশা উল্লেখ করুন
Example:
- English:
To: All Department Heads From: HR Manager Date: September 20, 2025 Subject: Submission of Monthly Reports All department heads must submit their monthly reports by September 25, 2025. Please ensure accuracy and completeness. - Bangla:
প্রাপক: সকল বিভাগ প্রধান প্রেরক: এইচআর ম্যানেজার তারিখ: ২০ সেপ্টেম্বর, ২০২৫ বিষয়: মাসিক প্রতিবেদন জমা দেওয়া সকল বিভাগ প্রধানকে তাদের মাসিক প্রতিবেদন ২৫ সেপ্টেম্বর, ২০২৫-এর মধ্যে জমা দিতে হবে। অনুগ্রহ করে নির্ভুলতা ও সম্পূর্ণতা নিশ্চিত করুন।
4. Useful Phrases for Business Proposals & Memos (কার্যকর বাক্যাংশ)
| Purpose | English Phrase | Bangla Translation |
|---|---|---|
| Introducing proposal | “This proposal aims to…” | “এই প্রস্তাবের লক্ষ্য হলো…” |
| Requesting action | “We request your approval for…” | “আমরা আপনার অনুমোদনের অনুরোধ করছি…” |
| Providing instructions | “Please ensure that…” | “অনুগ্রহ করে নিশ্চিত করুন যে…” |
| Highlighting benefits | “The expected benefits include…” | “প্রত্যাশিত সুবিধাগুলো অন্তর্ভুক্ত…” |
| Concluding memo | “Thank you for your attention.” | “আপনার মনোযোগের জন্য ধন্যবাদ।” |
5. Tips for Effective Business Writing (কার্যকর বাণিজ্যিক লেখার পরামর্শ)
- Be clear and concise → স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত থাকুন।
- Use professional tone → পেশাদারী ভাষা ব্যবহার করুন।
- Organize content logically → বিষয়বস্তু যুক্তিসঙ্গতভাবে সাজান।
- Include relevant data and visuals → প্রাসঙ্গিক তথ্য ও চিত্র ব্যবহার করুন।
- Proofread for grammar and formatting → ব্যাকরণ ও বিন্যাস পরীক্ষা করুন।