Writing Formal Letters & Emails (ফরমাল চিঠি ও ইমেল লেখা)

1. Purpose of Formal Letters & Emails (ফরমাল চিঠি/ইমেলের উদ্দেশ্য)

English → Bangla

To communicate politely and professionally → ভদ্র ও পেশাদারভাবে যোগাযোগ করা
To request, inform, complain, or apply → অনুরোধ, তথ্য দেওয়া, অভিযোগ বা আবেদন করা
To leave a positive impression on the reader → পাঠকের উপর ভালো প্রভাব ফেলা

Example:

English: “I am writing to request information regarding the upcoming training program.”
Bangla: “আমি আগত প্রশিক্ষণ কর্মসূচি সম্পর্কে তথ্য জানতে চেয়ে লিখছি।”

2. Structure of a Formal Letter / Email (ফরমাল চিঠি/ইমেলের কাঠামো)

Sender’s Address (প্রেরকের ঠিকানা)
- Example:
  - English: “123 Green Street, Dhaka, Bangladesh”
  - Bangla: “১২৩ গ্রিন স্ট্রিট, ঢাকা, বাংলাদেশ”
Date (তারিখ)
- Example:
  - English: “September 20, 2025”
  - Bangla: “২০ সেপ্টেম্বর, ২০২৫”
Receiver’s Address (গ্রাহকের ঠিকানা) (for letters)
- Example:
  - English: “Mr. John Smith, HR Manager, ABC Ltd., Dhaka, Bangladesh”
  - Bangla: “জন স্মিথ, এইচআর ম্যানেজার, এবিসি লিমিটেড, ঢাকা, বাংলাদেশ”
Salutation / Greeting (সম্বোধন)
- English: “Dear Mr. Smith,”
- Bangla: “প্রিয় জন স্মিথ,”
Opening Paragraph (উদ্বোধনী অনুচ্ছেদ)
- State the purpose clearly → উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন
- Example:
  - English: “I am writing to apply for the position of Marketing Executive advertised on your website.”
  - Bangla: “আমি আপনার ওয়েবসাইটে বিজ্ঞাপিত মার্কেটিং এক্সিকিউটিভ পদে আবেদন করতে লিখছি।”
Body Paragraph(s) (মূল অনুচ্ছেদ)
- Provide details, explain, or justify → বিস্তারিত দিন, ব্যাখ্যা করুন বা যুক্তি প্রদান করুন
- Example (Request):
  - English: “I would appreciate it if you could provide the training schedule at your earliest convenience.”
  - Bangla: “আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রশিক্ষণ সময়সূচি প্রদান করলে আমি কৃতজ্ঞ হব।”
Closing Paragraph (সমাপনী অনুচ্ছেদ)
- Express gratitude, expectation, or call to action → কৃতজ্ঞতা, প্রত্যাশা বা পদক্ষেপ উল্লেখ করুন
- Example:
  - English: “Thank you for your consideration. I look forward to your response.”
  - Bangla: “আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ। আমি আপনার উত্তর প্রত্যাশা করছি।”
Closing / Sign-off (শেষ সম্বোধন)
- English: “Sincerely,” / “Yours faithfully,”
- Bangla: “বিনীত,” / “আপনার বিশ্বস্ত,”
Sender’s Name & Signature (প্রেরকের নাম ও স্বাক্ষর)
- Example:
  - English: “Bimol Biswas”
  - Bangla: “বিমল বিশ্বাস”

3. Common Types of Formal Letters & Emails (সাধারণ ফরমাল চিঠি/ইমেলের ধরন)

Type	Purpose	Example
Application Letter	Applying for a job or admission	“I am writing to apply for the position of Assistant Manager.” → “আমি সহকারী ম্যানেজার পদে আবেদন করতে লিখছি।”
Request Letter	Requesting information or assistance	“Could you please send me the latest product catalog?” → “আপনি কি দয়া করে সর্বশেষ পণ্য ক্যাটালগ পাঠাতে পারেন?”
Complaint Letter	Reporting issues or dissatisfaction	“I would like to report a defect in the product I purchased.” → “আমি আমার ক্রয়কৃত পণ্যের ত্রুটি রিপোর্ট করতে চাই।”
Appreciation Letter	Thanking or acknowledging	“I sincerely thank you for your support during the project.” → “প্রকল্পের সময় আপনার সহযোগিতার জন্য আমি আন্তরিক ধন্যবাদ জানাই।”

4. Useful Phrases for Formal Letters & Emails (ফরমাল চিঠি/ইমেলের কার্যকর বাক্যাংশ)

Purpose	English Phrase	Bangla Translation
Stating purpose	“I am writing to…”	“আমি লিখছি…”
Requesting politely	“I would appreciate it if…”	“আপনি যদি… করলে আমি কৃতজ্ঞ হব।”
Giving information	“Please be informed that…”	“দয়া করে অবহিত থাকুন যে…”
Expressing expectation	“I look forward to hearing from you.”	“আমি আপনার উত্তর প্রত্যাশা করছি।”
Closing politely	“Thank you for your time and consideration.”	“আপনার সময় এবং বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।”

5. Tips for Effective Formal Writing (কার্যকর ফরমাল লেখার পরামর্শ)

Keep language polite and professional → ভাষা ভদ্র ও পেশাদার রাখুন।
Use clear and concise sentences → বাক্য সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট রাখুন।
Avoid slang, emojis, or informal expressions → অশুদ্ধ শব্দ বা অশোভন ব্যবহার এড়ান।
Use proper formatting and headings → সঠিক বিন্যাস ও শিরোনাম ব্যবহার করুন।
Proofread for grammar, spelling, and tone → ব্যাকরণ, বানান ও ভাষার টোন পরীক্ষা করুন।

পরবর্তী ক্লাস